Requisitos técnicos de Verifactu para el software de facturación

La regulación de los sistemas informáticos de facturación, desarrollada a partir de la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y concretada reglamentariamente en el Real Decreto 1007/2023, redefine las exigencias técnicas que deben cumplir los programas utilizados por autónomos, pymes y asesorías.

El eje del cambio no es formal, sino estructural. La norma ya no se limita a exigir que la factura sea correcta desde el punto de vista fiscal, sino que impone condiciones técnicas al propio sistema que la genera. En este contexto, los requisitos técnicos Verifactu se convierten en un elemento central de cumplimiento tributario.

Este análisis se centra exclusivamente en dichos requisitos aplicables al software de facturación.

Los requisitos técnicos Verifactu son el conjunto de especificaciones que debe cumplir un sistema informático para garantizar que cada factura emitida genera un registro de facturación:

• Íntegro.
• Inalterable.
• Trazable.
• Conservado durante el plazo legal.
• Remitible electrónicamente a la AEAT cuando se opte por la modalidad Verifactu.

La normativa distingue entre el documento factura y el registro electrónico que se genera simultáneamente en el sistema. Es este registro el que debe cumplir condiciones técnicas específicas.

Entre ellas destacan:

• Generación automática de un registro por cada factura.
• Inclusión de una huella digital o hash.
• Encadenamiento de registros para evitar manipulaciones retroactivas.
• Prohibición de funcionalidades que permitan alterar o eliminar registros sin dejar rastro.

El cumplimiento no depende del formato visible (PDF, impreso, etc.), sino de la arquitectura interna del sistema.

Una interpretación reduccionista identifica Verifactu con la incorporación de un código QR o con el envío automático de información a la Agencia Tributaria. Sin embargo, la modalidad Verifactu es solo una de las opciones previstas en el marco reglamentario.

El núcleo de la obligación radica en que el software no permita:

• Borrado de facturas sin trazabilidad.
• Reescritura de registros históricos.
• Alteración silenciosa de importes o fechas.
• Generación de dobles circuitos de facturación.

La norma persigue eliminar los denominados “software de doble uso”. Por ello, el incumplimiento no se produce por un error puntual en una factura, sino por utilizar un sistema que estructuralmente permita la manipulación.

Conviene recordar que la responsabilidad de utilizar un sistema conforme a la normativa recae en el obligado tributario, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan corresponder al desarrollador.

El análisis del cumplimiento debe centrarse en verificar si el sistema:

• Genera registros estructurados conforme a las especificaciones técnicas reglamentarias.
• Aplica un mecanismo de encadenamiento que garantice la secuencia cronológica.
• Impide la eliminación física de registros sin evidencia.
• Conserva la información durante el plazo de prescripción tributaria.
• Permite la remisión electrónica inmediata cuando se opere en modalidad Verifactu.

No es una cuestión de tamaño empresarial ni de volumen de facturación. El criterio es técnico: si el sistema permite alterar la realidad económica registrada sin dejar huella, no cumple los requisitos técnicos Verifactu.

Para gestorías, esto implica evaluar no solo el resultado contable, sino el origen informático del registro.

Algunos conceptos deben delimitarse con precisión:

• Registro de facturación: estructura electrónica generada en el momento de emisión, con campos definidos reglamentariamente y con inclusión de huella digital.
• Inalterabilidad: imposibilidad técnica de modificar un registro ya generado sin que quede constancia mediante un nuevo registro.
• Integridad: garantía de que los datos no han sido alterados desde su creación.
• Trazabilidad: posibilidad de reconstruir la secuencia completa de facturación mediante encadenamiento.
• Modalidad Verifactu: sistema de remisión voluntaria e inmediata de registros a la AEAT, que refuerza la presunción de cumplimiento.

Debe diferenciarse este marco del Suministro Inmediato de Información (SII), que regula la llevanza de libros registro del IVA para determinados contribuyentes. Verifactu, en cambio, incide en las características técnicas del software de facturación, con independencia de que el contribuyente esté o no en SII.

La normativa no impone un proveedor concreto, pero sí prohíbe expresamente sistemas que permitan la manipulación oculta de registros.

IAhoy aborda los requisitos técnicos Verifactu desde un enfoque normativo y estructural, evitando simplificaciones comerciales. El objetivo es ofrecer un marco de evaluación claro que permita a autónomos, pymes y asesorías identificar si su sistema cumple con los principios de integridad, inalterabilidad y trazabilidad exigidos por el Real Decreto 1007/2023.

Este enfoque parte de una premisa: el cumplimiento no se demuestra por la apariencia de la factura, sino por el diseño del sistema que la genera.

Comprender los requisitos técnicos Verifactu implica asumir que la facturación se integra plenamente en el entorno de control tributario digital. El software deja de ser una herramienta administrativa para convertirse en un elemento regulado desde el punto de vista técnico-jurídico.